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Procedimento para implementação LGPD

Um dos grandes temas para 2019 certamente será a implementação da lei que trouxe a proteção de dados pessoais, comumente conhecida como LGPD.

Trata-se de mais um quesito da lista do programa de compliance a ser observado por toda sociedade empresária regulamente em operação. A abrangência é tão larga dado o motivo de sua proteção: Dados Pessoais.

Seguramente diversos departamentos de uma empresa manipulam diretamente com dados pessoais e não adianta chorar pois, certamente isso ocorrerá em mais de um departamento ou procedimento.

Praticamente todo empresário tem um departamento, ou uma pessoa responsável pelo cadastro, atualização e outros procedimentos relacionados aos empregados ou aos colaboradores.

Desde o primeiro contato, como o envio e recebimento de currículo, há necessidade de adequação à nova lei.

Trata-se de dados pessoais que chegarão por meio desses documentos e que deverão ter a mesma proteção dos dados pessoais dos clientes ou sócios.

O candidato tem o direito a saber para qual finalidade seus dados serão utilizados e, se também serão utilizados para outros fins que não o preenchimento de vaga.

Infográfico: Procedimento para implementação LGPD

Como serão tratados, onde ficarão armazenados, quando serão destruídos, enfim, diversas modalidades elencadas na lei que devem ser observadas sob risco da empresa sofrer alguma pena, que vai desde a censura até uma multa que pode atingir 2% do faturamento, limitado a R$ 50.000.000,00, por evento.

Talvez essa não seja a pior punição, mesmo sendo capaz de inviabilizar o negócio, diante da exposição obrigatória do evento no cumprimento da lei.

Essa questão se explica lembrando que o prejuízo à imagem pode ser muito maior que as cifras trazidas anteriormente.

Uma notícia relatando um fato de tamanha gravidade pode demorar meses ou até mesmo anos para ser revertida.

Aqueles que lidam com contenção de desastres já possuem uma idéia do que será necessário para apagar esse fato da cabeça dos clientes, usuários, colaboradores ou mesmo possíveis investidores e que somente acontecerá com a publicação em massa de mídia favorável.

O procedimento é relativamente simples para se observar mas complexo no momento da implementação justamente pela necessidade de se amoldar a cada situação.

Isso porque cada sociedade empresária possui rotinas ou procedimentos muito próprios e adaptados às suas necessidades, que deverá se adaptar perfeitamente a nova lei.

Trata-se de trabalho que consiste inicialmente no treinamento de colaboradores e diretores no sentido de serem capazes de identificar cada processo interno que envolvem de qualquer maneira dados pessoais.

Vencida essa etapa o próximo objetivo consiste em documentar, de maneira pormenorizada, cada procedimento ou outra ação que envolva qualquer dado pessoal.

Depois de devidamente documentada, um advogado especializado em Compliance ou com bons conhecimentos na Lei de Proteção de Dados e outras legislações que se relacionam diretamente com os atos e fatos ali relatados deverá fazer uma análise e cruzamento daquelas informações com outras legislações vigentes correlatas estabelecendo os riscos encontrados.

Empreender é correr riscos e isso todo empresário passa todos os dias, faz parte da atividade por ele desenvolvida. Não há negócio sem riscos.

Porém, o empresário eficiente, desenvolve uma maneira de mensurar e escolher quais riscos quer correr. Mas só pode fazer isso depois de conhecê-los.

Nesse momento o papel do advogado reside justamente no esclarecimento dos riscos apontando os desdobramentos da não observância de padrões e leis relativas a atividade empresária em análise.

Por fim, determinados os riscos, cade ao advogado readequar os procedimentos internos no sentido de se atender à nova lei, bem como depois de revistos os procedimentos, uma tutoria aos departamentos e colaboradores para sua aplicação.

São questões que podem ser previstas e problemas que podem ser evitados criando procedimentos e validado-os com um bom advogado especializado na área, que trará mais segurança, eficiência e economia para sociedade empresária diligente.


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A Advocacia Preventiva para o novo Advogado

Muitas vezes me pego pensando como poderia fazer melhor uma tarefa que fiz e, possivelmente, voltarei a fazer.

Adotei na minha vida, já há um bom tempo, o hábito de criar modelos ou procedimentos para tarefas repetitivas, investindo um pouco mais de tempo na primeira execução e salvando nas posteriores repetições.

Essa prática tem se mostrado eficaz na medida em que além de ganhar tempo nas tarefas cotidianas, também consigo diminuir algumas falhas causadas pela falta de tempo e acúmulo de tarefas.

Uma vez criado o modelo, ele passa por revisões periódicas o que permite um amadurecimento tornando mais eficaz.

Essas revisões são feitas de maneira constante, quase a cada nova utilização, bem como nas ocasiões em que recebo dicas ou encontro soluções de terceiros que se encaixam naquele modelo ou procedimento correlato.

De certa forma, esse é um dos ingredientes da Advocacia Preventiva, que pode ser aplicado nos processos internos de qualquer sociedade empresária.

Processos e modelos no ambiente corporativo

Em um ambiente controlado, ou que deveria ser controlado, nos processos internos – tanto para produção de um produto ou para execuções de serviços – a criação de modelos e procedimentos se mostra muito eficaz.

O primeiro passo é identificar cada processo interno, em seguida se faz necessário a formalização dele que ficará acessível a todos que executam, para que possam consultar sempre que necessário.

Essa técnica não é nossa e tão-pouco nova. Facilmente se verifica em viagens aéreas a utilização de “listas de tarefas” que orientam o colaborador em sua seqüência de afazeres.

Aviação comercial

Um constante usuário de modelos e procedimientos é a indústria do transporte aéreo, que a cada novo vôo utiliza um “check list” para verificar diversas informações.

Verifica-se seu uso desde o embarque, acomodação de passageiros, de bagagem de mão, de luzes da aeronave, de travas de carrinhos de alimentação, banheiros e outros tantos que são checados pelos atentos tripulantes antes do início do vôo.

Da mesma forma o comandante da aeronave tem a obrigação de checar sinais vitais da aeronave antes de decolar como: quantidade de combustível, rota a ser percorrida, boletim meteorológico das área por que vai passar, instrumentos de voo, de navegação, de comunicação, entre outros.

Muito embora o comandante da aeronave, bem como sua tripulação, possivelmente já tenham passado por situação igual muitas vezes antes não deixam sua memória controlar a lista de tarefas, pois essa pode falhar.

Importância das rotinas

Criar rotinas é importante dentro de todo organismo social, inclusive das sociedades empresárias que se dedicam a proporcionar qualidade e confiança em um mercado tão competitivo.

Para o novo Advogado isso não é diferente e, servindo-se de um pouco de paciência, ele poderá criar seus próprios procedimentos imprimindo um aspecto profissional ao seu trabalho.

Outra forma de utilização se dá por meio de modelos de mensagens de e-mail, que são usados para informar o andamento dos processos de determinado cliente. Dessa forma agiliza a comunicação dos andamentos e mantem um canal aberto com o cliente.

Essa atitude proporciona dois desdobramentos, sendo o primeiro o dever de todo advogado em comunicar ao cliente as informações e o segundo de criar a sensação de mais cuidado e zelo com o processo evitando que o cliente busque informações, pois já as têm em mãos.

Uso em redes sociais

Outra utilização se dá nas redes sociais. Todos querem ser ouvidos e o advogado moderno deve manter esse canal de comunicação.

Respostas previamente preparadas para situações comuns são muito úteis para trazer velocidade, qualidade e volume de retornos.

Desde uma mensagem simples avisando que está em uma reunião e retornará assim que possível até propostas para questão mais corriqueiras, como: despejos, cobrança de alugueres, execução de contratos, confecção de contratos, etc., o uso de modelos e procedimentos facilita o dia a dia.

Com o desenvolvimento de modelos e procedimentos, e sua constante atualização, o novo advogado poderá se munir de bom arsenal que será aplicado aos seus clientes.

A aplicação de determinado conjunto de procedimentos e modelos jurídicos resultará, em outras palavras, na Advocacia Preventiva.

Certamente o aprimoramento e alargamento de ferramentas se dará ao longo de anos de trabalho, mas quanto antes iniciar mais tempo sobrará para aprimoramento e desenvolvimento da Advocacia Preventiva aplicada no dia a dia da vida do Empresário.

Em palestra com o mesmo título abordamos muitos outros exemplos que são úteis para o advogado iniciante e, também, para alguns mais experientes. Venha conhecer mais sobre a Advocacia Preventiva em um encontro pessoal.

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